Các
đại biểu thực hiện nghi thức công bố triển khai hệ thống “Phòng họp
không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời, nhắc việc thông minh”.
Phòng họp không giấy (eCabinet) sẽ đổi mới phương thức làm
việc, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý, điều hành của UBND TP. Với eCabinet
các cuộc họp của UBND TP sắp tới đây sẽ là các cuộc họp không giấy tờ. Trước mỗi
phiên họp, nội dung chương trình và các tài liệu số của cuộc họp được chuẩn bị,
xem xét, phê duyệt và tức thời chuyển đến các đại biểu để nghiên cứu trước. Các
câu hỏi ý kiến của đại biểu sẽ được tổng hợp để thảo luận trong cuộc họp..., qua
đó góp phần nâng cao chất lượng thảo luận và rút ngắn thời gian cuộc họp.
Để triển khai “Phòng họp không giấy - eCabinet”,
đại diện VNPT cho biết, trước mỗi phiên họp, dự thảo nội dung và tài
liệu liên quan đến cuộc họp được bộ phận phụ trách tổng hợp gửi lãnh đạo
phê duyệt. Sau đó bộ phận phụ trách cập nhật lên hệ thống VNPT eCabinet
để các thành viên tham dự cuộc họp tham chiếu, ghi chú và chuẩn bị ý
kiến đóng góp…
Ngoài
ra, hệ thống còn có tính năng đăng ký phát biểu. Từ danh sách đăng ký
phát biểu của các đại biểu được lưu lại qua các cuộc họp, người chủ trì
có thể phát hiện ra những người không bao giờ phát biểu.
Với
tính năng lấy ý kiến và biểu quyết, trong phiên họp, lãnh đạo và các
thành viên sẽ trao đổi, tương tác nội dung, thực hiện biểu quyết (nếu
cuộc họp có yêu cầu biểu quyết). Kết thúc cuộc họp bộ phận tổng hợp phụ
trách sẽ cập nhật kết luận cuộc họp.
Với mô hình “Ứng dụng giao việc tức thời và nhắc việc thông
minh”, đại diện VNPT cho biết ứng dụng này sẽ là một “thư ký ảo” hiệu quả cho
lãnh đạo các cấp, tạo nên quy trình làm việc bài bản và chính xác. Không chỉ tối
ưu các tính năng so với những phần mềm đang có trên thiết bị điện thoại, máy
tính, ứng dụng còn được nâng cấp bằng việc sử dụng trí tuệ nhân tạo để thống kê,
phân loại, lên lịch công việc và nhắc việc tự động một cách chính xác nhất.
Ứng dụng này nổi bật với số tính năng như: Trao đổi, giao
việc tức thời, cung cấp môi trường bảo mật để lãnh đạo trao đổi và giao việc cho
cá nhân, đơn vị phụ trách; nhắc nhở công việc; hệ thống tự động cảnh báo các
công việc sắp đến thời hạn xử lý. Ngoài ra, ứng dụng có tính năng quản lý công
việc, ứng dụng trí tuệ nhân tạo để thống kê, phân loại công việc; trợ lý ảo, hỗ
trợ báo cáo công việc hàng ngày, tương tác với người dùng để tìm kiếm thông tin;
các tính năng nâng cao, tích hợp lịch cá nhân, lịch làm việc và các ứng dụng
khác.
Đánh giá cao UBND TP trong việc tiên phong triển khai thực
hiện hai mô hình ứng dụng hiệu quả này, Bí thư Thành ủy TPHCM Nguyễn Thiện Nhân
cho rằng đây là giải pháp thiết thực phục vụ cải cách hành chính. “Từ 2 năm qua,
TP nêu chủ trương về sự hài lòng của người dân là thước đo sự phục vụ. Nên tinh
thần là có hệ thống này giúp lãnh đạo cũng như cán bộ các phòng làm việc hiệu
quả hơn và đỡ mệt hơn. Do đó, sau khi triển khai thực hiện tại UBND TP, sớm có
sơ kết và tiếp tục triển khai đến các quận, huyện, phường, xã” - Bí thư Thành
ủy TP Nguyễn Thiện Nhân nói.
Bí thư Thành ủy TP Nguyễn Thiện Nhân cũng yêu cầu UBND TP làm
sao triển khai đến các sở ngành, quận huyện vào cuối tháng 9/2019. Đồng thời hết
năm 2019 cần sơ kết về hiệu quả của việc ứng dụng hệ thống “Phòng họp không giấy”
và ứng dụng “Giao việc tức thời, nhắc việc thông minh” để qua năm sau, triển
khai xuống dưới xã, phường. Và đến tháng 6 năm sau, toàn TP đã sử dụng văn phòng
ít giấy, tiến tới không giấy.