Toàn cảnh cuộc họp
Chiều 6/6, Chủ tịch UBND TPHCM Nguyễn Thành Phong chủ trì cuộc họp nghe
báo cáo về mô hình “Phòng họp không giấy” và “Ứng dụng giao việc tức
thời và nhắc việc thông minh”.
Tại cuộc họp, đại diện Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam (VNPT) cho
biết: Với hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin phòng họp không giấy tờ -
VNPT eCabinet do VNPT nghiên cứu, thực hiện nhằm mục tiêu giảm văn bản, giấy
tờ hành chính trong phòng họp, đẩy nhanh hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời
gian, tiết kiệm chi phí, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, nhanh
chóng, chính xác.
Theo đó, VNPT eCabinet bao gồm: Hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử, hệ
thống văn bản điện tử - theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện nhiệm vụ và hệ
thống phiên họp không giấy tờ.
Cụ thể, trước phiên họp, dự thảo nội dung và tài liệu liên quan cuộc họp
được bộ phận phụ trách tổng hợp gửi lãnh đạo phê duyệt, sau đó bộ phận phụ
trách cập nhật lên hệ thống VNPT eCabinet để các thành viên tham dự cuộc họp
tham chiếu, ghi chú và chuẩn bị ý kiến đóng góp…
Trong phiên họp, lãnh đạo và các thành viên trao đổi, tương tác nội dung,
thực hiện biểu quyết (nếu cuộc họp có yêu cầu biểu quyết), kết thúc cuộc họp
bộ phận tổng hợp phụ trách sẽ cập nhật kết luận cuộc họp. Toàn bộ quy trình
được thực hiện thông qua hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử của VNPT,
không sử dụng bất cứ văn bản dưới dạng in nào, nguồn tài liệu mở và luôn sẵn
sàng tra cứu trên hệ thống, người chủ trì và các đại biểu có tài liệu tức
thời, có khả năng lấy ý kiến và biểu quyết từ xa.
Còn ứng dụng giao việc tức thời và nhắc việc thông minh sẽ là một “thư ký
riêng” hiệu quả cho lãnh đạo các cấp, tạo nên quy trình làm việc bài bản và
chính xác.
Không chỉ tối ưu các tính năng so với những phần mềm tiền nhiệm đang có trên
thiết bị điện thoại, máy tính, ứng dụng còn được nâng cấp bằng việc sử dụng
trí tuệ nhân tạo để thống kê, phân loại, lên lịch công việc và nhắc việc tự
động một cách chính xác nhất.
Với
ứng dụng giao việc và nhắc việc của VNPT, cấp lãnh đạo sẽ dễ dàng phân loại
và nhanh chóng giao việc, quản lý hồ sơ công việc, tiến độ một cách chặt chẽ;
với cấp nhân viên, hệ thống trả về và sắp xếp lịch công việc một cách hiệu
quả, nhắc nhở công việc đến hạn hoàn thành.
Chủ tịch UBND TP Nguyễn Thành Phong đề nghị các sở, ngành chức năng nghiên
cứu, cho ý kiến góp ý đối với mô hình của VNPT giới thiệu, trong đó nghiên cứu
tính khả thi để tham mưu lãnh đạo thành phố xem xét quyết định triển khai trong
thời gian tới.